Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Ce site est exploité par Belfavn (« Belfavn », « nous »).

Forme juridique : Sole proprietorship (natural person). Siège social : Avenue de Calabre 33, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgium. Numéro d’entreprise / TVA : 1035.683.549. Pays d’immatriculation : Belgium.

Contact général : hello@belfavn.com. Contact vie privée : hello@belfavn.com.

En matière de protection des données, Belfavn agit en qualité de responsable du traitement pour les données à caractère personnel traitées via ce site, sauf lorsqu’un autre rôle est clairement indiqué.

2. Périmètre actuel du service

Ce site propose actuellement des informations publiques sur la société, des formulaires de contact et de prise de demande, ainsi que des espaces sécurisés réservés aux clients professionnels de Belfavn et à son équipe.

Belfavn fournit également un assistant IA de prise de demandes que ses clients professionnels intègrent à leur propre site. Lorsque vous discutez avec un tel assistant, vous interagissez avec un service exploité par Belfavn pour le compte de l’entreprise dont vous visitez le site ; c’est cette entreprise qui décide des informations demandées par l’assistant et qui reçoit le résumé de la demande. Voir la section 7a et la page « Transparence sur l’IA ».

Le paiement en ligne et les outils facultatifs de statistiques ou de marketing ne sont pas considérés comme actifs tant que Belfavn ne les a pas explicitement activés et n’a pas mis à jour la présente politique.

3. Données à caractère personnel que nous pouvons collecter

• Les coordonnées que vous fournissez : nom, e-mail, société, contenu du message.
• Le contexte du projet et les informations professionnelles que vous choisissez de partager dans un formulaire ou par e-mail.
• Les conversations avec l’assistant IA : les messages échangés, les coordonnées et informations de demande que vous y indiquez, les fichiers que vous choisissez d’envoyer, et le résumé structuré généré à partir de la conversation.
• Les données techniques et d’usage nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site (par exemple adresse IP, informations sur le navigateur et l’appareil, journaux de requêtes et horodatages).
• Les traces de communication lorsque vous contactez Belfavn.

4. Comment les données sont collectées

• Directement auprès de vous, via l’envoi de formulaires et les e-mails.
• Automatiquement, via les journaux de l’hébergement, de la sécurité et de l’infrastructure de diffusion.
• Via des cookies ou technologies similaires, selon vos choix de consentement lorsque celui-ci est requis.

5. Finalités et bases légales

Belfavn rattache les finalités de traitement aux bases légales suivantes.

• Traitement des demandes et échanges préalables à un projet : mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un contrat, et intérêts légitimes.
• Conversations de prise de demande avec l’assistant IA et transmission de la demande à l’entreprise contactée : mesures prises à votre demande avant la conclusion d’un contrat avec cette entreprise, et exécution du contrat entre Belfavn et cette entreprise.
• Sécurité du site, prévention des abus et journalisation de fiabilité : intérêts légitimes et obligation légale le cas échéant.
• Conservation à des fins légales et de conformité : obligation légale et intérêts légitimes.
• Cookies facultatifs ou outils de mesure facultatifs (s’ils sont activés) : consentement.

6. Données obligatoires et facultatives

Les champs obligatoires des formulaires sont nécessaires au traitement de votre demande. Sans ces informations, Belfavn peut être dans l’impossibilité de vous répondre ou de poursuivre l’échange.

Les champs facultatifs ne sont pas nécessaires à une première prise de contact.

7. Prestataires et rôles dans le traitement

Belfavn fait appel à des prestataires tiers pour faire fonctionner le site et ses communications. Les rôles de ces prestataires peuvent varier selon le contexte et doivent être vérifiés dans les contrats et leurs conditions.

• Cloudflare (DNS, proxy/CDN, SSL, contrôles de sécurité).
• Render (hébergement et infrastructure de déploiement).
• GitHub (code source et flux de déploiement).
• Auth0 (authentification des comptes du portail).
• Google (modèles d’IA Gemini pour les fonctionnalités d’IA, y compris l’assistant IA et le traitement de documents ; Gmail lorsque la gestion ou le transfert d’e-mails est configuré).
• Cloudflare R2 (stockage des fichiers envoyés).
• En cas d’activation ultérieure : Stripe pour les paiements.

7a. Rôles concernant l’assistant IA

Lorsque vous utilisez un assistant IA sur le site d’une entreprise, c’est cette entreprise qui décide de ce que l’assistant demande, pourquoi il le demande, et de ce qu’il advient ensuite de votre demande. Cette entreprise est donc responsable du traitement pour ces conversations, les fichiers envoyés et le résumé de demande qui en résulte. Belfavn fournit le logiciel et conserve les données pour le compte de cette entreprise, en qualité de sous-traitant dans le cadre d’un accord de traitement des données, et n’utilise pas ces données à ses propres fins.

Le traitement par l’IA pour l’assistant utilise les modèles Gemini de Google, comme décrit sur la page « Transparence sur l’IA ». Belfavn n’utilise pas ces conversations pour entraîner des modèles d’IA.

Cette distinction compte lorsque vous souhaitez faire corriger ou supprimer vos données. Les droits portant sur les données de l’assistant s’exercent auprès de l’entreprise que vous avez contactée, et Belfavn agit sur instruction de celle-ci. Si vous vous adressez à Belfavn, votre demande sera transmise à cette entreprise sans retard injustifié et Belfavn l’aidera à y répondre, mais Belfavn ne décide pas de l’issue à sa place. Voir la section 10a.

8. Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’EEE, notamment dans les pays où Belfavn ou ses fournisseurs exploitent des infrastructures.

Le cas échéant, Belfavn s’appuie sur un mécanisme de transfert conforme au RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, assorti de mesures supplémentaires lorsque cela est nécessaire.

9. Durées de conservation

Belfavn ne conserve les données à caractère personnel que le temps nécessaire à la finalité initiale, aux obligations légales, au traitement des litiges et aux contrôles de sécurité.

Durées indicatives : demandes et enregistrements de contact up to 24 months after the last meaningful contact, unless a longer retention period is required for legal, contractual, or dispute-related reasons ; journaux de sécurité et de requêtes up to 12 months, unless a longer retention period is required for security investigations, abuse prevention, or legal obligations.

Les conversations avec l’assistant IA, les demandes et les fichiers envoyés sont conservés tant qu’ils restent pertinents pour l’entreprise que vous avez contactée et pour son usage du service, selon le même principe de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire. L’entreprise qui a reçu votre demande peut la supprimer à tout moment, avec sa conversation et ses fichiers ; Belfavn met cette possibilité à disposition dans le produit — voir la section 10a.

Belfavn ne pratique pas actuellement de suppression automatique des données de l’assistant IA après une durée fixe. Les données sont supprimées lorsqu’une entreprise les supprime, lorsque Belfavn n’en a plus besoin pour la finalité poursuivie, ou lorsqu’une demande d’effacement valable est exécutée.

Certaines durées de conservation sont imposées par la loi et non choisies. Les règles fiscales et comptables belges obligent les entreprises à conserver factures, livres et pièces justificatives pendant une durée fixée par la législation, laquelle a changé plus d’une fois ces dernières années. Lorsqu’une telle règle s’applique à un document, il est conservé aussi longtemps que la loi l’exige, même en cas de demande d’effacement — c’est l’exception prévue à l’article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD.

10. Vos droits

En vertu du RGPD et de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants.

• Droit d’accès à vos données (article 15 RGPD).
• Droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16 RGPD).
• Droit à l’effacement, également appelé droit à l’oubli (article 17 RGPD). La section 10a explique ce que cela signifie concrètement pour les demandes, conversations et fichiers de l’assistant IA, et ce qui est conservé.
• Droit à la limitation du traitement (article 18 RGPD).
• Droit d’opposition aux traitements fondés sur les intérêts légitimes (article 21 RGPD).
• Droit à la portabilité des données, le cas échéant (article 20 RGPD).
• Droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui s’y fondent, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait (article 7, paragraphe 3, RGPD).
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative (article 22 RGPD). Voir la section 11.

10a. Supprimer des demandes, conversations et fichiers de l’assistant IA

Belfavn détaille ce point, parce qu’une formulation vague sur l’effacement n’est d’aucune utilité à quelqu’un qui veut réellement faire supprimer ses données.

L’entreprise qui exploite l’assistant peut supprimer définitivement une demande que vous lui avez adressée. Cette suppression efface l’enregistrement de la demande — nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, localisation et détails de la demande que vous avez fournis, notes éventuelles, indication de prix qui vous aurait été montrée — ainsi que la transcription complète de la conversation et chaque fichier envoyé. Les fichiers sont effacés du stockage d’objets de Belfavn comme de sa base de données. Votre nom est également retiré des entrées que la suppression laisse dans l’historique d’activité de l’entreprise. Il s’agit d’une véritable suppression et non d’un simple marqueur : ensuite, la demande et sa transcription ne peuvent plus être retrouvées via le service.

L’entreprise étant responsable du traitement pour les données de l’assistant (section 7a), c’est à elle qu’il faut demander la suppression. Vous pouvez aussi contacter Belfavn avec les coordonnées de la section 13 ; Belfavn transmettra votre demande à l’entreprise sans retard injustifié et l’aidera à y donner suite, comme l’exige l’article 28, paragraphe 3, point e), du RGPD pour un sous-traitant.

Belfavn conserve une trace interne du fait qu’une suppression a eu lieu, afin de pouvoir démontrer que la demande a été honorée. Cette trace contient des identifiants internes, des décomptes, le compte ayant effectué la suppression et la date. Elle ne contient ni votre nom, ni vos messages, ni le contenu de vos fichiers.

Lorsqu’un fichier envoyé ne peut pas être retiré du stockage au moment de la suppression — par exemple parce que le service de stockage est momentanément injoignable — les enregistrements en base de données sont tout de même supprimés, et les emplacements de stockage non nettoyés sont notés en interne afin que les fichiers puissent être retrouvés et supprimés manuellement ensuite. Un emplacement de stockage peut contenir le nom d’origine du fichier. C’est la seule situation dans laquelle un tel identifiant est conservé après une suppression, elle ne concerne que des fichiers dont l’existence est avérée, et elle existe précisément pour que ces fichiers puissent être effacés plutôt que de subsister sans être repérables. L’entreprise en est informée à l’écran.

10b. Ce qui subsiste après une suppression, et pourquoi

Supprimer une demande n’en efface pas toute trace, et Belfavn préfère énoncer les exceptions plutôt que de les laisser découvrir. Chacune se limite au nécessaire, conformément à l’article 17, paragraphe 3, du RGPD.

• Si l’entreprise avait déjà transformé votre demande en chantier ou en commande en cours, les coordonnées et détails de service recopiés dans ce chantier lors de sa création sont conservés. Cela permet à l’entreprise d’achever le travail que vous avez demandé et de respecter les obligations de conservation que lui imposent le droit fiscal et comptable belge (articles 6, paragraphe 1, points b) et c), et article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD). Le chantier indique alors que la demande d’origine a été supprimée, et à quelle date. Si vous souhaitez faire supprimer aussi ces éléments, adressez-vous directement à l’entreprise ; la possibilité de le faire dépend de l’achèvement des travaux et des durées de conservation que la loi lui impose.
• L’historique d’activité de l’entreprise continue d’indiquer qu’une demande a été reçue et ce que l’entreprise en a fait, aux dates concernées. Il s’agit du registre de sa propre activité. Votre nom est retiré de ces entrées lors de la suppression, ainsi que la description que vous aviez donnée : ce qui subsiste consigne l’événement sans vous identifier. Suivre une telle entrée après suppression ne mène nulle part, la demande visée n’existant plus.
• Les traces techniques indiquant qu’une requête d’IA a eu lieu — l’heure et la taille approximative de la requête, utilisées pour la facturation, la capacité et la prévention des abus — sont conservées. Elles ne contiennent aucun contenu de conversation et ne permettent pas de vous identifier.
• Les journaux de sécurité et de requêtes sont conservés pendant la durée indiquée à la section 9, aux finalités qui y sont décrites.
• Tout document que Belfavn ou l’entreprise est légalement tenue de conserver, aussi longtemps que la loi l’exige.

10c. Limites actuelles des fonctions de suppression

Pour que vos attentes soient justes, voici ce que le service ne fait pas aujourd’hui.

• Il n’existe pas de page en libre-service permettant de supprimer vous-même vos données. La suppression est effectuée par l’entreprise que vous avez contactée, ou par Belfavn sur instruction de celle-ci, à la suite de votre demande.
• Il n’y a pas de suppression automatique des données de l’assistant IA après une durée fixe. Voir la section 9.
• Une conversation qui n’est jamais devenue une demande — par exemple si vous avez posé une question puis quitté le site sans laisser de coordonnées — ne peut pas actuellement être supprimée en tant qu’élément isolé. Elle reste soumise à la section 9, et Belfavn donnera suite à toute demande valable permettant de l’identifier.
• La suppression du compte Belfavn complet d’un client professionnel et de toutes les données qu’il contient se fait en contactant Belfavn, et non depuis le portail.

11. Décision automatisée

Belfavn n’indique pas, à ce jour, prendre via ce site des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou significatifs.

12. Sécurité

Belfavn met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour réduire les risques et protéger les données à caractère personnel. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

13. Demandes et réclamations relatives à la vie privée

Pour exercer vos droits, écrivez à hello@belfavn.com. Vous pouvez également écrire à Avenue de Calabre 33, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgium. Belfavn peut demander une vérification d’identité proportionnée avant de traiter une demande.

Belfavn répond sans retard injustifié et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Lorsqu’une demande est complexe, ou en cas de demandes multiples, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires ; Belfavn vous en informera dans le premier mois, en indiquant les motifs (article 12, paragraphe 3, du RGPD). L’exercice de vos droits est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

Lorsqu’une demande porte sur une conversation avec l’assistant IA, l’entreprise que vous avez contactée est responsable du traitement et le délai d’un mois court pour elle. Belfavn lui transmettra rapidement votre demande et l’aidera à y répondre (section 7a).

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/. Vous pouvez aussi exercer un recours juridictionnel.

14. Modifications de la présente politique

Belfavn peut mettre à jour la présente politique de confidentialité lorsque les traitements, les obligations légales ou les prestataires changent. La dernière version est toujours publiée sur cette page.

Activation de nouvelles fonctionnalités

Si Belfavn active les paiements Stripe, des statistiques ou d’autres traitements nouveaux, la présente politique sera mise à jour avant ou au moment du lancement pour en rendre compte.